Datenschutz hat bei der Messe Berlin GmbH (im Folgenden „Messe Berlin“) hohe Priorität. Diese Datenschutzhinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Ladeslot-Buchungsportal und ergänzen die allgemeinen Datenschutzhinweise auf der Webseite der Messe Berlin. Für besondere Fälle der Datenverarbeitung gibt es ggf. separate Datenschutzhinweise.

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO): Messe Berlin GmbH, Messedamm 22, 14055 Berlin, E-Mail: info@messe-berlin.de. Datenschutzbeauftragter: gemeinsamer Datenschutzbeauftragter der Messe Berlin GmbH (Anschrift: wie zuvor; E-Mail: datenschutz@messe-berlin.de).

Die Messe Berlin verarbeitet Daten der Nutzer des Ladeslot-Portals, die einen Ladeslot buchen (im Folgenden „Buchende“) sowie der Fahrer. Bei den Buchenden handelt es sich um Beschäftigte von Messe-Spediteuren, Agenturen oder Transportunternehmen. Die Buchenden können sich im Ladeslot-Portal registrieren. Nach Verifizierung ihrer E-Mail-Adresse können sie ein Profil anlegen und Ladeslots buchen. Im Buchungsprofil müssen die Buchenden folgende Pflichtdaten eingetragen: Name, Kommunikationssprache, Unternehmen, Anschrift, Bereich, Abteilung, dienstliche Kontaktdaten (E-Mail, ggf. Telefonnummer), Registernummer, Kfz-Kennzeichen, Fahrzeugtyp/-größe, Datum, Zeit/Zeitfenster und Ort der Ladeslot-Buchung.

Ladeslots sind kostenpflichtig. Die Zahlungsabwicklung erfordert die verpflichtende Angabe von Zahlungsdaten gegenüber dem Zahlungsdienstleister. Die Messe Berlin erhält nur Informationen zum Ergebnis des Zahlungsvorgangs und der Zahlungsmethode, wie z.B. eine gekürzte Kontonummer.

Sofern Buchende die Ladeslot-Buchung für eine andere Person (Dritter) vornehmen oder Daten Dritter (insbesondere der Fahrer) übermitteln, müssen die Buchenden sicherstellen und sichern zu, dass sie zur Weitergabe dieser Daten der Dritten an die Messe Berlin berechtigt sind, die Messe Berlin diese Daten zu den in Abschnitt 3 unten genannten Zwecken rechtmäßig verarbeiten darf und die betroffene(n) Person(en) durch die Buchenden ausreichend über die Verarbeitung ihrer Daten gemäß diesen Datenschutzhinweisen informiert wurde(n).

Die Buchenden geben die Mobilfunknummern der Fahrer an und wählen die Sprache (Deutsch oder Englisch) aus. Fahrer erhalten Benachrichtigungen per SMS zum bevorstehenden Ablauf des Zeitfensters bzw. bei Zeitüberschreitung.

Ein- und Ausfahrten werden verarbeitet.

Folgende technische Stamm- und Nutzungsdaten werden in Access Logs verarbeitet: Nutzername, Passwort, technische Rolle, Berechtigungen, einschließlich Informationen über Internet Protocol (IP) Adresse, den Internetdienstanbieter, sowie Datum/Uhrzeit des Zugriffs, angefragte Ressource, Rückgabe-Status, Herkunft (Referrer), verwendete Software (Browser) und verwendete Hardware (mobile Client).

Darüber hinaus werden Daten durch den Einsatz von Cookies und anderen Technologien automatisch erhoben. Für Einzelheiten siehe die Informationen zu den Cookies und Technologien im Ladeslot-Buchungsportal hier.

Die Messe Berlin verarbeitet die personenbezogenen Daten im Buchungsprofil gemäß Abschnitt 2 für die Begründung und Durchführung des Vertragsverhältnisses mit der Messe Berlin einschließlich zugehöriger Kommunikation und Abwicklung der Ladeslot-Buchungen (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (b) DS-GVO) und ansonsten in ihrem berechtigten Interesse daran sowie zu Zwecken der Einfahrkontrolle, Kontrolle der Einhaltung der gebuchten Zeitfenster, Veranstaltungs- und Logistikplanung sowie der Planung, Abwicklung, Auswertung und Verbesserung des Flächen- und Verkehrsplanung – und -managements (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO). Fahrer werden per SMS-Meldung kontaktiert, wenn der Ladeslot abläuft, oder telefonisch bei Störungen im Betriebsablauf oder bei Notfällen.

Die Auswertung von Verkehrsmengen erfolgt nicht personenbezogen. Die Zahlungsabwicklung der Ladeslot-Buchung erfolgt ebenfalls zur Vertragserfüllung bzw. im berechtigten Interesse der Messe Berlin, an der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO). Die Verantwortung für die Verarbeitung der Zahlungsdaten trägt der jeweilige Zahlungsdienstleister, welcher die Zahlungsdaten separat beim Zahlungsvorgang erhebt und verarbeitet.

Zur Authentifizierung der Buchenden wird im berechtigten Interesse der Messe Berlin die Richtigkeit der E-Mail-Adresse durch Zusenden eines Links verifiziert, der betätigt werden muss, bevor die Registrierung abgeschlossen werden kann (Rechtsgrundlage: Art. 6 (1) (f) DS-GVO).

Die technischen personenbezogenen Daten werden im berechtigten Interesse der Messe Berlin für Zwecke des Betriebs, zur Sicherstellung der Funktionsfähigkeit und Sicherheit des Ladeslot-Buchungsportals sowie der Systemadministration, des User-Access Management, Incident- und Problemmanagement, verarbeitet.

Im Zusammenhang mit der Ladeslot-Buchung und dem Betrieb des Ladeslot-Buchungsportals werden zur Ausführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten externe Dienstleister eingesetzt (insbesondere Portalbetrieb, Hosting, IT Support), die die personenbezogenen Daten im Auftrag der Messe Berlin verarbeiten (sog. „Auftragsverarbeiter“).

Soweit an einer Veranstaltung Personen teilnehmen, die dem besonderen Personenschutz durch das Bundeskriminalamt (BKA) oder das Landeskriminalamt (LKA) unterstehen (z.B. Verfassungsorgane des Bundes wie der Bundespräsident oder die Bundesregierung oder ausländische Gäste), kann es zu einer Überprüfung aller Veranstaltungsteilnehmer, einschließlich während der Auf- und Abbauphase, durch das BKA oder LKA kommen. Im Rahmen einer solchen Überprüfung können das BKA oder LKA Daten wie Name, Unternehmen/Organisation und Funktion vom Veranstalter abfragen.

Bei Vorfällen, Störungen, Notfällen und Krisen gibt die Messe Berlin die Daten der Buchenden und Teilnehmer, ggf. auch an die Polizei, Strafverfolgungsbehörden, Feuerwehr und Rettungskräfte, sonstige Behörden (z.B. das Gesundheitsamt) weiter.

Außerdem werden Daten an Dritte zu Zwecken der Vertragserfüllung weitergegeben. Dabei handelt es sich um folgende Partner, die eigene Verantwortliche im Sinne der DS-GVO sind: Transportunternehmen, Kurierdienste, Post (bei Bestellungen), E-Mail/Telekommunikationsanbieter, Banken, Kreditinstitute und Zahlungsdienstleister (bei Zahlungen).

Eine Weitergabe der Daten an Behörden und öffentliche Stellen kann dann erfolgen, wenn die Messe Berlin hierzu rechtlich verpflichtet ist, sei es aufgrund von Gesetzen und Vorschriften (z.B. aufsichtsbehördlichen Verfahren) oder auf gerichtliche Anordnung, Beschluss, Urteil und dergleichen. Zur Einhaltung steuer- und handelsrechtlichen Gesetzen und Vorschriften werden die personenbezogenen Daten an die Steuer- und anderen zuständigen Behörden und öffentlichen Einrichtungen weitergegeben. Zu den Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten gehören auch Gerichte und Rechtsanwälte im Rahmen von Rechtsstreitigkeiten, rechtlichen Auseinandersetzungen sowie zum Zweck der Rechtsberatung und darüber hinaus Wirtschaftsprüfer.

Einige der Auftragsverarbeiter und Dritten (siehe Abschnitt 4 oben) haben ihren Sitz in Drittländern außerhalb der EU, die nicht das gleiche Datenschutzniveau für personenbezogenen Daten bieten wie die EU, insbesondere aufgrund des Fehlens eines gesetzlichen Rahmens, unabhängiger Aufsichtsbehörden oder Datenschutzrechte und Rechtsbehelfe. Die Übermittlung personenbezogener Daten in solche Drittländer erfolgt, soweit in Bezug auf das Drittland bzw. die Organisation ein Beschluss der Europäischen Kommission über das Bestehen eines angemessenen Schutzniveaus (Art. 45 (3) DS-GVO) vorliegt und ansonsten vorbehaltlich geeigneter Garantien im Sinne von Art. 46 DS-GVO, insbesondere die von der Europäischen Kommission genehmigten Standarddatenschutzklauseln gemäß Art. 46 (2) (c) DS-GVO und ggf. zusätzliche Maßnahmen, wenn nötig. Von den Garantien kann eine Kopie angefragt werden (z.B. per E-Mail – für Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben).

Die Stammdaten der Buchenden werden für die Zeitdauer des Bestehens des Benutzer-Accounts gespeichert. Gespeicherte personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des jeweiligen Zwecks ihrer Verarbeitung nicht mehr erforderlich sind. Soweit die Verarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder aufgrund des berechtigten Interesses der Messe Berlin erfolgt, werden die betreffenden Daten nach Erhalt des Widerrufs der Einwilligung bzw. Erhalt des Widerspruchs nicht mehr für den damit verbundenen Zweck verarbeitet und ggf. gelöscht, es sei denn, es liegen gesetzliche Ausnahmetatbestände vor. Ungeachtet dessen werden die Daten, hinsichtlich derer handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erst nach Ablauf der gesetzlichen Fristen (grds. 6 oder 10 Jahre) gelöscht. Nachweise für erteilte Einwilligungen werden maximal bis zu drei Jahre nach dem Zeitpunkt gespeichert, an dem die Einwilligung widerrufen oder sonst unwirksam wird.

Personenbezogene Daten von Fahrern sowie Fahrzeug-Kennzeichen werden automatisch dreißig (30) Tage nach Beendigung der Verarbeitung – in diesem Fall nach Beendigung des Ladesslots durch Auschecken – gelöscht.

Zur Wahrnehmung der folgenden Rechte können betroffene Personen jederzeit den Verantwortlichen kontaktieren (Kontaktdaten siehe Abschnitt 1 oben).

Betroffenenrechte gemäß Art. 12-21 DS-GVO: Das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung, Löschung und Datenübertragbarkeit sowie auf Einschränkung der Verarbeitung.

Sofern eine betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, hat sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde ihrer Wahl (Art. 77 DS-GVO in Verbindung mit § 19 Bundesdatenschutzgesetz).